портал в режимі тестування та наповнення
0 800 215 010
Гаряча лінія Мінагрополітики
1545
Урядова гаряча лінія
Пошук
Шукати на порталі
або
серед нормативних актів
Наказ Міністерства аграрної політики та продовольства України від 22 листопада 2018 № 569

Про затвердження Положення про Відділ режиму та секретного діловодства Міністерства аграрної політики та продовольства України

Відповідно до пункту 6 частини другої статті 8 Закону України «Про центральні органи виконавчої влади», пункту 8 та підпункту 18 пункту 10 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2015 року № 1119,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про Відділ режиму та секретного діловодства Міністерства аграрної політики та продовольства України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства аграрної політики та продовольства України від 16 серпня 2017 року № 464 «Про затвердження положень про структурні підрозділи Оперативно-режимного управління Міністерства аграрної політики та продовольства України» в частині затвердження Положення про режимно-секретний відділ Оперативно-режимного управління Міністерства аграрної політики та продовольства України з дати призначення начальника Відділу режиму та секретного діловодства.

3. Департаменту кадрового забезпечення та роботи з персоналом здійснити контроль за розробкою посадових інструкцій співробітників Відділу режиму та секретного діловодства протягом двох тижнів з дати призначення начальника цього Відділу.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державного секретаря В. Андронова.

Заступник Міністра з питань європейської інтеграції О. Трофімцева


ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства аграрної політики та продовольства України
22 листопада 2018 року №569

Положення про Відділ режиму та секретного діловодства Міністерства аграрної політики та продовольства України

І. Загальні положення

1. Відділ режиму та секретного діловодства (далі – Відділ) є самостійним структурним підрозділом Міністерства аграрної політики та продовольства України (далі – Міністерство) і підпорядковується безпосередньо Державному секретарю та координується Міністром аграрної політики та продовольства України.

Утворення, реорганізація чи ліквідація Відділу здійснюється за погодженням зі Службою безпеки України.

2. Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, законами України «Про державну таємницю», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про державну службу» та іншими законами України, Порядком організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939, актами Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Служби безпеки України, інших державних органів, прийнятими в межах їх компетенції, Положенням про Міністерство аграрної політики та продовольства України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2015 року №1119, а також цим Положенням.

3. Покладання на Відділ обов’язків, що не належать або виходять за межі його повноважень, а також обмежують виконання покладених на нього завдань, не допускається. Передача функцій Відділу будь-яким іншим підрозділам Міністерства не допускається.

ІІ. Основні завдання Відділу

1. Недопущення необґрунтованого допуску та доступу осіб в апараті Міністерства до секретної інформації.

2. Своєчасне розроблення та здійснення разом з іншими структурними підрозділами апарату Міністерства заходів щодо охорони державної таємниці.

3. Запобігання витоку секретної інформації, в тому числі виявлення та закриття каналів просочення секретної інформації в процесі діяльності Міністерства.

4. Забезпечення режиму секретності під час проведення всіх видів робіт, у тому числі під час здійснення зовнішніх відносин.

5. Організація та здійснення секретного діловодства.

6. Здійснення контролю за станом режиму секретності в апараті Міністерства, центральних органах виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України (далі – ЦОВВ), на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління Міністерства, та акціонерних товариствах, функції з управління корпоративними правами яких здійснюються Міністерством (далі – підпорядковані структури).

ІІІ. Функції Відділу

1. Розробляє на основі вимог законодавства і здійснює разом з іншими структурними підрозділами апарату Міністерства заходи щодо охорони державної таємниці під час проведення всіх видів секретних робіт, користування секретними документами, іншими матеріальними носіями секретної інформації, відвідування апарату Міністерства іноземними делегаціями, групами чи окремими іноземцями.

2. Вивчає з метою виявлення та закриття каналів витоку секретної інформації стан службової, виробничої, науково-дослідної та іншої діяльності структурних підрозділів апарату Міністерства, проводить аналітичну роботу з цих питань, за результатами чого разом з іншими структурними підрозділами розробляє і вживає необхідних режимних заходів.

3. Розробляє разом з іншими структурними підрозділами на основі вимог законодавства та за результатами вивчення стану діяльності структурних підрозділів перспективні та поточні плани охорони державної таємниці, а також плани заходів щодо вирішення окремих питань забезпечення режиму секретності, які затверджуються державним секретарем Міністерства (далі – Державний секретар).

4. Організовує і забезпечує здійснення контролю за виконанням в апараті Міністерства вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці, у тому числі за дотриманням установленого порядку поводження з матеріальними носіями секретної інформації, станом пропускного і внутрішньооб’єктового режиму, охороною режимних приміщень, сховищ матеріальних носіїв секретної інформації, своєчасністю і правильністю засекречування, зміни грифа секретності або розсекречування матеріальних носіїв секретної інформації, виконанням запланованих заходів щодо запобігання розголошенню секретної інформації під час підготовки і проведення нарад, конференцій, виставок, а також відвідування Міністерства іноземними делегаціями, групами чи окремими іноземцями та проведення роботи з ними.

5. Здійснює контроль за дотриманням установленого в Міністерстві порядку доступу працівників до відомостей, що становлять державну таємницю, у зв’язку з чим проводить перевірку відповідності форми наданого їм допуску до державної таємниці ступеню секретності відомостей, до яких надається доступ, візує проекти наказів Міністерства про призначення (звільнення) осіб на посади, включені до номенклатури посад працівників Міністерства, зайняття яких потребує оформлення допуску та надання доступу до державної таємниці.

6. Здійснює контроль за:

станом охорони державної таємниці, яка була передана іншим підприємствам, установам та організаціям, у зв’язку з виконанням замовлень;

станом і організацією роботи з питань охорони державної таємниці в ЦОВВ, підпорядкованих структурах.

7. Готує документи:

для отримання (продовження терміну дії) Міністерством спеціального дозволу на провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею;

для отримання ЦОВВ, підпорядкованими структурами спеціального дозволу на провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею, якщо такий дозвіл надається вперше;

про допуск до державної таємниці керівників ЦОВВ, підпорядкованих структур.

8. Готує проекти наказів про надання, припинення доступу до державної таємниці працівникам Міністерства, здійснює їх реєстрацію і зберігання.

9. Погоджує призначення осіб на посади керівників режимно-секретних органів та їх заступників, а також проектів штатних розписів у частині, що стосується режимно-секретних органів ЦОВВ, підпорядкованих структур.

10. Організовує за дорученнями керівництва Міністерства проведення службових розслідувань за фактами витоку секретної інформації, а також інших порушень вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці та участь у їх проведенні. Веде облік та проводить аналіз зазначених фактів.

11. Організовує і веде секретне діловодство та зберігання секретних документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв секретної інформації в апараті Міністерства.

12. Здійснює облік сховищ матеріальних носіїв секретної інформації, режимних приміщень і ключів від них, робочих папок, спецпортфелів, спецваліз, особистих номерних металевих печаток працівників, яким надано допуск до державної таємниці.

13. Розробляє разом з керівниками структурних підрозділів та спеціалістами Міністерства розгорнутий перелік відомостей, що становлять державну таємницю, а також переліки посад, перебування на яких дає посадовим особам право надавати матеріальним носіям секретної інформації грифи секретності.

14. Формує на підставі пропозицій керівників структурних підрозділів номенклатуру посад працівників Міністерства, зайняття яких потребує оформлення допуску та надання доступу до державної таємниці, оформлює разом зі структурним підрозділом з питань персоналу необхідні документи щодо надання працівникам допуску до державної таємниці.

15. Зберігає облікові картки працівників Міністерства про надання допуску та доступу до державної таємниці.

16. Опрацьовує документи щодо встановлення працівникам Міністерства надбавок за роботу в умовах режимних обмежень чи скасування таких надбавок, готує проекти відповідних наказів.

17. Організовує навчання працівників апарату Міністерства, діяльність яких пов’язана з державною таємницею, а також перевірку знання ними вимог нормативних документів з питань охорони державної таємниці.

18. Проводить роз’яснювальну роботу з метою запобігання порушенням вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці працівниками апарату Міністерства, яким надано допуск та доступ до державної таємниці, у тому числі у зв’язку з їх виїздом з України у службові відрядження та у приватних справах, а також участю у міжнародних заходах на території України.

19. Забезпечує на підставі наказів керівництва Міністерства внесення інформації про накладення дисциплінарних стягнень за порушення режиму секретності до облікової картки громадянина про надання допуску до державної таємниці.

20. Організовує роботу та бере участь у засіданнях експертних комісій з питань таємниць та з проведення експертизи цінності документів.

21. Розробляє плани заходів щодо забезпечення режиму секретності у разі проведення мобілізації та введення правового режиму воєнного або надзвичайного стану.

22. Бере в установленому порядку у межах своєї компетенції участь у розробленні проектів законодавчих та інших нормативно-правових актів з питань забезпечення охорони державної таємниці та іншої інформації з обмеженим доступом.

23. Здійснює методичне керівництво діяльністю режимно-секретних органів підпорядкованих структур, своєчасно забезпечує їх нормативно-правовими актами з питань охорони державної таємниці.

24. Здійснює експертизу проектів нормативно-правових актів Міністерства та інших органів державної виконавчої влади, надісланих для її проведення в установленому порядку, з метою встановлення їх відповідності чинним нормативно-правовим актам з питань охорони державної таємниці та іншої інформації з обмеженим доступом.

25. Бере участь в експертизі матеріалів, що готуються до передачі іноземній стороні, та таких, що будуть використовуватися під час міжнародних зустрічей, з метою вилучення відомостей, що становлять державну таємницю або службову інформацію.

26. Здійснює контроль за дотриманням структурними підрозділами апарату Міністерства, підпорядкованими структурами строків виконання документів з грифами секретності, що поставлені на облік у Відділі.

27. Здійснює систематичний перегляд грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації, що перебувають на обліку у Відділі.

28. Здійснює контроль за додержанням в апараті Міністерства встановленого порядку обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію.

29. Здійснює контроль за станом пропускного режиму в Міністерстві.

30. Вживає невідкладних заходів для запобігання порушенням режиму секретності та їх негативним наслідкам.

31. Невідкладно інформує Міністра, Державного секретаря та за їх дорученням – орган Служби безпеки України про:

спробу або факти викрадення матеріальних носіїв секретної інформації, виявлення фактів чи ознак витоку секретної інформації, у тому числі внаслідок пожеж, аварій, катастроф тощо;

факти безпідставної заінтересованості з боку іноземців чи осіб без громадянства або громадян України, яким не надано допуск та доступ до державної таємниці, відомостями, що становлять державну таємницю;

незаконну передачу або спробу передачі секретної інформації іноземним організаціям або їх представникам;

зникнення осіб, обізнаних із державною таємницею;

виявлення засобів технічного зняття інформації (пристроїв підслуховування, аудіо-, відеозапису, фотографування тощо) в апараті Міністерства.

32. На підставі отриманої від самостійних структурних підрозділів Міністерства письмової інформації стосовно прибуття іноземців письмово інформує про це Службу безпеки України та надає копії звітів про виконання програми прийому і роботи з іноземцями.

33. Обліковує та зберігає всі матеріальні носії інформації, що стосуються діяльності Відділу.

34. Здійснює інші функції відповідно до законодавства у сфері охорони державної таємниці.

IV. Права Відділу

1. Відділ має право:

1) вимагати від усіх працівників апарату Міністерства, а також працівників інших підприємств, установ, організацій, які прибули у відрядження, виконання вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці;

2) брати участь у розгляді проектів штатного розпису апарату Міністерства, ЦОВВ, підпорядкованих структур, вносити відповідні пропозиції щодо структури та чисельності працівників режимно-секретного органу;

3) брати участь у розгляді пропозицій щодо виплати працівникам Міністерства в установленому порядку компенсації за роботу в умовах режимних обмежень;

4) залучати спеціалістів інших структурних підрозділів Міністерства до здійснення заходів щодо охорони державної таємниці;

5) проводити перевірки:

стану та організації роботи з питань охорони державної таємниці та забезпечення режиму секретності в структурних підрозділах апарату Міністерства, ЦОВВ, підпорядкованих структурах;

стану додержання режиму секретності працівниками, яким надано допуск до державної таємниці, на їх робочих місцях, вмісту сховищ матеріальних носіїв секретної інформації, робочих папок, спецваліз, спецпортфелів, наявності документів та інших матеріальних носіїв секретної інформації;

6) порушувати перед керівництвом Міністерства питання про призначення службових розслідувань за фактами порушень режиму секретності та секретного діловодства, притягнення винних осіб до відповідальності згідно із законодавством, а також давати рекомендації щодо обов’язкових для виконання вказівок керівникам структурних підрозділів Міністерства, ЦОВВ, підпорядкованих структур з питань забезпечення режиму секретності;

7) брати участь у службових розслідуваннях, у встановленому порядку вимагати від працівників Міністерства письмових пояснень щодо фактів витоку секретної інформації, інших порушень режиму секретності;

8) отримувати від громадян, яким оформляються документи для надання допуску до державної таємниці, необхідні для цього дані;

9) подавати керівництву Міністерства пропозиції щодо зупинення секретних робіт у приміщеннях, в яких умови для їх проведення не відповідають вимогам режиму секретності, опечатувати приміщення, в яких ведуться такі роботи або зберігаються матеріальні носії секретної інформації;

10) у встановленому порядку готувати запити на отримання від ЦООВ, підпорядкованих структур необхідних статистичних та оперативних даних, звітів з питань охорони державної таємниці, вносити пропозиції керівництву Міністерства, ЦОВВ, підпорядкованих структур щодо вдосконалення роботи їх режимно-секретних органів;

11) використовувати засоби зв’язку та вести в установленому порядку поштове листування з іншими підприємствами, установами, організаціями та їх режимно-секретними органами з питань забезпечення режиму секретності;

12) отримувати від працівників Міністерства необхідні для планування евакуаційних заходів персональні дані;

13) мати печатку з найменуванням режимно-секретного органу, а також інші печатки та штампи установленої форми, необхідні для здійснення покладених на Відділ завдань і функцій;

14) для забезпечення листування використовувати бланк Міністерства;

15) інші права відповідно до законодавства.

V. Склад Відділу

Відділ складається із начальника Відділу та чотирьох головних спеціалістів. Чисельність працівників Відділу визначається штатним розписом Міністерства.

VІ. Начальник Відділу

1. Відділ очолює начальник Відділу, який є державним службовцем, призначається на посаду і звільняється з посади Державним секретарем в установленому законодавством порядку за погодженням зі Службою безпеки України.

2. На посаду начальника Відділу призначається особа, яка вільно володіє державною мовою, має вищу освіту не нижче магістра в галузі знань «Право»досвід роботи на посадах державної служби категорій «Б» чи «В» або досвід роботи в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років, досвід роботи щодо управління персоналом, стаж роботи у сфері охорони державної таємниці не менше двох років та якій надано допуск до державної таємниці зі ступенем секретності «Цілком таємно».

3. Начальник Відділу повинен знати:

Конституцію України, акти законодавства України, що стосуються державної служби, Міністерства, нормативно-правові акти з питань охорони державної таємниці; основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби, види загроз та їх класифікацію щодо захисту інформації з обмеженим доступом; порядок роботи з матеріальними носіями секретної інформації, їх приймання, відправлення, попередній та інвентарний облік, розмноження, знищення, експертизи цінності, передавання на архівне зберігання; вимоги щодо застосування Зводу відомостей, що становлять державну таємницю; порядок і методику проведення службового розслідування за фактами порушення законодавства про державну таємницю; правила ділового етикету.

4. Начальник Відділу:

1) здійснює керівництво роботою Відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на Відділ завдань;

2) забезпечує виконання завдань і функцій у сфері охорони державної таємниці, визначених цим Положенням;

3) бере участь у розробленні нормативно-правових актів з питань охорони державної таємниці, проведення експертизи проектів нормативно-правових актів Міністерства та інших органів державної виконавчої влади, надісланих в установленому порядку для її проведення на відповідність вимогам чинного законодавства з питань охорони державної таємниці;

4) ознайомлює працівників Міністерства, яким надано допуск та доступ до державної таємниці, з вимогами чинних законодавчих та нормативно-правових актів у сфері охорони державної таємниці;

5) здійснює контроль за наявністю спеціальних дозволів на провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею, термінами їх дії на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління Міністерства;

6) організовує:

роботу із секретного діловодства в Міністерстві;

заходи щодо забезпечення дотримання працівниками Відділу вимог

трудового законодавства, законодавства про державну службу, державну таємницю та іншу інформацію з обмеженим доступом, технічний захист інформації, законодавства з питань запобігання корупції, персональних даних, правил внутрішнього службового розпорядку, з техніки безпеки, пожежної безпеки;

роботу і бере участь у звіренні наявності матеріальних носіїв секретної інформації, що перебувають на обліку;

роботу і бере участь у проведені експертизи цінності секретних та обмеженого розповсюдження документів експертною комісією Міністерства, під час якої здійснює відбір матеріалів для тимчасового, постійного зберігання, знищення, а також у перегляді грифів секретності наявних матеріальних носіїв інформації з метою визначення можливості їх зміни чи скасування;

роботу і бере участь у знищенні матеріальних носіїв секретної інформації, що перебувають на обліку;

в надзвичайних ситуаціях (пожежа, землетрус, прорив води з труб опалення, загроза захоплення Міністерства тощо) роботу з евакуації (у визначених випадках – знищення) секретних матеріалів, а також підготовку зазначених матеріалів до евакуації при оголошенні відповідних ступенів готовності;

роботу з перевірок стану охорони державної таємниці в ЦОВВ, підпорядкованих структурах, установах – балансоутримувачах запасних пунктів управління Міністерства, а також додержання працівниками апарату Міністерства вимог встановленого режиму секретності;

роботу з технічного захисту інформації;

7) розробляє номенклатуру секретних справ;

8) розробляє номенклатуру посад Міністерства, перебування на яких потребує оформлення допуску та надання доступу до державної таємниці;

9) опрацьовує зміни структури та штатного розпису Міністерства і на їх підставі розробляє зміни і доповнення до номенклатури посад;

10) оформлює документи на допуск до державної таємниці працівникам Міністерства, що обіймають посади, передбачені номенклатурою посад Міністерства та керівникам ЦОВВ, підпорядкованих структур та установ – балансоутримувачів запасних пунктів управління Міністерства. Проводить з ними співбесіду з метою попереднього з’ясування наявності обставин для відмови у наданні допуску до державної таємниці з підстав, визначених законодавством;

11) готує проекти наказів про надання, припинення доступу до державної таємниці, встановлення надбавок за роботу в умовах режимних обмежень працівникам Міністерства;

12) здійснює реєстрацію і зберігання облікових карток громадянина про надання допуску та доступу до державної таємниці форми 6, зобов’язань громадян у зв’язку з допуском до державної таємниці;

13) особисто докладає Міністру, заступникам Міністра та Державному секретарю отриману секретну кореспонденцію;

14) готує відповідні матеріали для одержання Міністерством спеціального дозволу на провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею, продовження терміну його дії чи переоформлення;

15) розробляє Порядок дій посадових осіб Міністерства щодо здійснення заходів із забезпечення режиму секретності у разі виникнення загрози захоплення матеріальних носіїв секретної інформації;

16) у межах своєї компетенції дає усні або письмові розпорядження, що є обов’язковими для виконання працівниками Відділу;

17) розподіляє обов’язки між працівниками Відділу, визначає ступінь відповідальності кожного, контролює їх роботу;

18) подає Державному секретарю Міністерства пропозиції щодо:

призначення на посади, звільнення з посад та переведення працівників Відділу, своєчасного заміщення вакансій;

заохочення або притягнення до відповідальності працівників Відділу, а також присвоєння їм рангів державних службовців відповідно до законодавства про державну службу;

вдосконалення роботи Відділу;

19) погоджує заяви про призначення, переведення, звільнення працівників Відділу, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;

20) проводить роботу, пов’язану з добором та підвищенням кваліфікації працівників Відділу;

21) розробляє посадові інструкції працівників Відділу і подає їх на затвердження Державному секретарю;

 22) здійснює в установленому порядку оцінювання службової діяльності державних службовців Відділу;

 23) інформує Міністра та Державного секретаря про покладання на Відділ виконання завдань, що не належать до його компетенції, а також про випадки ненадання підрозділами та/або посадовими особами документів, інших матеріалів, необхідних для виконання поставлених перед Відділом завдань і покладених на нього функцій;

24) у разі відсутності начальника Відділу його функції та обов’язки виконує головний спеціаліст Відділу, визначений наказом Державного секретаря за пропозицією начальника Відділу;

25) виконує інші доручення керівництва Міністерства.

5. Начальник Відділу має право:

1) вносити Державному секретарю пропозиції щодо структури та штатної чисельності Відділу, призначення на посаду, звільнення з посади чи переміщення працівників Відділу, встановлення їм надбавок, доплат та премій у межах їх мінімальних та максимальних розмірів, їх відряджень;

2) вносити пропозиції керівництву Міністерства з питань удосконалення роботи, завдань та функцій Відділу;

3) підпису від імені Відділу службових листів з питань, що належать до компетенції Відділу, крім тих, право підпису яких належить керівництву Міністерства відповідно до законодавства, а також доповідних, службових записок, довідок та інших документів інформаційного, довідкового або аналітичного характеру;

4) за дорученням керівництва Міністерства представляти Міністерство на нарадах, робочих групах інших органів виконавчої влади, органах місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

5) обробляти персональні дані працівників Міністерства та членів їх сімей відповідно до законодавства з питань захисту персональних даних для виконання покладених повноважень;

6) здійснювати відповідно до доручень Міністра та Державного секретаря інші повноваження.

6. Начальник Відділу у межах законодавства несе відповідальність за:

1) неякісне та/або несвоєчасне виконання посадових обов’язків, завдань, доручень керівництва Міністерства, бездіяльність, невжиття можливих заходів щодо запобігання недолікам і порушенням у роботі;

2) порушення Присяги державного службовця, обмежень, пов’язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням, недотриманням правил внутрішнього службового розпорядку, службової дисципліни та правил поведінки державного службовця, вимог охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної безпеки, передбачених відповідними правилами та інструкціями;

3) порушення вимог законодавства України з питань державної таємниці, технічного захисту інформації, державної служби, з питань запобігання корупції, інших актів законодавства з питань, що стосуються діяльності Відділу.

VІІ. Взаємодія з іншими структурними підрозділами 

 Відділ з метою всебічного і комплексного опрацювання покладених на нього завдань і функцій в установленому порядку взаємодіє з іншими структурними підрозділами Міністерства, відповідними структурними підрозділами Секретаріату Кабінету Міністрів України, Служби безпеки України, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, державних органів, а також підприємствами, установами і організаціями.