ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства аграрної політики
та продовольства України
20 лютого 2013 року № 114
(у редакції наказу Міністерства аграрної політики та продовольства України
Порядок планування та проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві аграрної політики та продовольства України
І. Загальні положення
1.1. Порядок планування та проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі – Порядок) розроблено відповідно до частини третьої статті 26 Бюджетного кодексу України від 07 квітня 2011 року (далі – Бюджетний кодекс), Порядку здійснення внутрішнього аудиту та утворення підрозділів внутрішнього аудиту, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001 (із змінами), Основних засад здійснення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 грудня 2018 року № 1062, та Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04 жовтня 2011 року № 1247 (із змінами) (далі – Стандарти), та з метою визначення процедури планування, проведення та документування внутрішніх аудитів і реалізації їх результатів.
1.2. Цей Порядок визначає механізм проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі – Мінагрополітики, Міністерство), в установах, організаціях та підприємствах, що належать до сфери його управління.
У разі створення підрозділів внутрішнього аудиту в бюджетних установах та закладах, що належать до сфери управління Мінагрополітики, керівники підрозділів внутрішнього аудиту безпосередньо підпорядковуються керівникам таких бюджетних установ (закладів) та є підзвітними начальнику Управління внутрішнього аудиту Мінагрополітики (далі – Управління), який координує діяльність таких підрозділів та надає пропозиції щодо забезпечення ними належної якості проведення внутрішнього аудиту.
1.3. У цьому Порядку терміни «внутрішній аудит», «внутрішній контроль» та «об’єкти внутрішнього аудиту» вживаються у значеннях, що застосовуються у Бюджетному кодексі України.
ІІ. Напрями проведення внутрішнього аудиту
2.1. Проведення внутрішнього аудиту здійснюється за такими напрямами:
оцінка діяльності об’єкта внутрішнього аудиту щодо ефективності функціонування системи внутрішнього контролю, ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах, ефективності планування та виконання бюджетних програм і результатів їх виконання, якості надання адміністративних послуг та виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства, а також ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань об’єкта внутрішнього аудиту (аудит ефективності);
оцінка діяльності об’єкта внутрішнього аудиту щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку (фінансовий аудит);
оцінка діяльності об’єкта внутрішнього аудиту щодо дотримання актів законодавства, планів, процедур, контрактів з питань стану збереження активів, інформації та управління державним майном (аудит відповідності).
ІІІ. Планування діяльності з внутрішнього аудиту
3.1. Планування діяльності з внутрішнього аудиту – це процес, що здійснюється Управлінням та включає комплекс дій, спрямованих на формування, погодження та затвердження стратегічних та операційних планів проведення внутрішнього аудиту.
3.2. При плануванні діяльності з внутрішнього аудиту відбір об’єктів внутрішнього аудиту та його періодичність проводиться з урахуванням факторів відбору і критеріїв, передбачених Методичними рекомендаціями щодо визначення критеріїв відбору об’єктів для включення їх до Плану проведення внутрішніх аудитів у Міністерстві аграрної політики та продовольства України, затверджених наказом Мінагрополітики від 28 грудня 2018 року № 665.
Оцінка ризиків передбачає визначення ймовірності настання подій та розміру їх наслідків, які негативно впливатимуть на:
ефективність функціонування системи внутрішнього контролю;
ступінь виконання та досягнення цілей, визначених у стратегічних і річних планах;
ефективність планування, виконання бюджетних програм та результатів їх виконання, управління бюджетними коштами;
якість надання адміністративних послуг і виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства;
стан використання та збереження активів;
надійність, ефективність та результативність інформаційних систем і технологій;
стан управління державним майном;
правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності;
виконання функцій і завдань об’єкта аудиту.
3.3. Стратегічний план діяльності з внутрішнього аудиту (далі – Стратегічний план) складається на три роки за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку та повинен враховувати стратегію діяльності Мінагрополітики, інформацію щодо ризикових сфер діяльності Міністерства та пріоритетних об’єктів, які будуть підлягати внутрішньому аудиту.
Стратегічний план визначає завдання та результати, яких Управління повинне досягнути протягом наступних трьох років.
Стратегічний план формується Управлінням та затверджується Міністром аграрної політики та продовольства України (далі – Міністр).
3.4. Актуалізація Стратегічного плану проводиться один раз на рік. Затвердження Стратегічного плану (із змінами) здійснюється за формою згідно з додатком 2 до початку наступного року реалізації Стратегічного плану.
3.5. Операційний план діяльності з внутрішнього аудиту (далі – Операційний план) складається на календарний рік з урахуванням завдань та результатів виконання Стратегічного плану за формою згідно з додатком 3 до цього Порядку.
3.6. Операційний план формується Управлінням та затверджується державним секретарем Міністерства аграрної політики та продовольства України (далі – Державний секретар).
3.7. При розрахунку планового фонду робочого часу на проведення внутрішніх аудитів використовуються такі коефіцієнти завантаженості працівників Управління у розрізі категорій посад: начальник Управління – 0,20; заступник начальника Управління – начальник відділу – 0,50; начальник відділу – 0,60; головний спеціаліст – 0,75.
3.8. Начальник Управління подає Операційний план на погодження та затвердження з інформацією про ресурси, необхідні для його виконання.
У разі обмеження підрозділу внутрішнього аудиту у ресурсах начальник Управління письмово інформує про це Державного секретаря із зазначенням наслідків таких обмежень та подає відповідні пропозиції щодо вирішення зазначеного питання.
3.9. Під час розроблення бюджетних запитів, проектів кошторисів, фінансових планів і штатних розписів керівник підрозділу внутрішнього аудиту готує та подає Державному секретарю Мінагрополітики пропозиції з обґрунтованими розрахунками потреби в ресурсах для забезпечення виконання підрозділом внутрішнього аудиту Операційних планів.
3.10. Внесення змін до Операційного плану здійснюється шляхом затвердження Державним секретарем Операційного плану (із змінами), який за потреби складається Управлінням за формою, наведеною у додатку 4 до цього Порядку, не пізніше завершення планового періоду.
3.11. Затвердження Стратегічних та Операційних планів здійснюється не пізніше початку планового періоду.
3.12. Стратегічний та Операційний плани та зміни до них оприлюднюються на офіційному веб-сайті Мінагрополітики.
3.13. Копії затверджених Стратегічних та Операційних планів та змін до них надсилаються до Міністерства фінансів України протягом десяти робочих днів з дати їх затвердження.
3.14. Операційні плани складаються з урахуванням резерву робочого часу на проведення позапланових внутрішніх аудитів, але не більше 25 відсотків робочого часу, призначеного на проведення внутрішніх аудитів.
3.15. Зазначені вище вимоги не поширюються на повторні внутрішні аудити, що проводяться для перевірки фактів, викладених у скаргах на дії працівників Управління, а також для перевірки ефективності впровадження аудиторських рекомендацій.
3.16. З метою своєчасного реагування на проблеми, які виникають під час виконання завдань, покладених на Міністерство, підприємства, установи та організації, що належать до сфери його управління, та в інших визначених законодавством випадках за окремим рішенням Державного секретаря можуть проводитись позапланові внутрішні аудити, що оформляється відповідним наказом.
ІV. Ведення бази даних
4.1. Управлінням складається та ведеться база, яка містить дані щодо об’єктів внутрішнього аудиту, згідно з додатком 5 до цього Порядку.
4.2. База даних повинна містити таку інформацію:
найменування, місцезнаходження, код згідно з ЄДРПОУ установ, підприємств та організації, що належать до сфери управління Мінагрополітики;
найменування та код програмної класифікації видатків та кредитування всіх бюджетних програм, адміністративні послуги, контрольно-наглядові функції, інформаційні системи та технології, завдання та функції, покладені на Міністерство;
тема, дата проведення попереднього внутрішнього аудиту та період, за який він проводився;
відомості про стан реагування на висновки та рекомендації за результатами внутрішнього аудиту.
4.3. Управління забезпечує формування бази даних об’єктів внутрішнього аудиту та не рідше одного разу на рік проводить її актуалізацію.
4.4. База даних передбачає наявність даних про всі об’єкти внутрішнього аудиту.
V. Організація внутрішніх аудитів
5.1. Внутрішній аудит передбачає здійснення оцінки, результатом якої є отримання необхідних та достатніх аудиторських доказів з метою надання висновків відповідно до цілей внутрішнього аудиту.
5.2. Цілі внутрішнього аудиту формуються працівником Управління і визначають його очікувані результати.
5.3. Організація внутрішнього аудиту передбачає розподіл трудових ресурсів, планування внутрішнього аудиту та складання за його результатами програми.
5.4. Начальник Управління визначає склад аудиторської групи, який повинен відповідати характеру та ступеню складності кожного внутрішнього аудиту, а також обмеженням у термінах і трудових ресурсах.
5.5. Для досягнення цілей та забезпечення належної якості внутрішнього аудиту призначається керівник аудиторської групи.
Якщо внутрішній аудит проводиться однією посадовою особою, вона вважається керівником аудиторської групи.
Керівник аудиторської групи:
розподіляє завдання та обсяги роботи між членами аудиторської групи та за потреби корегує їх;
контролює хід виконання завдань кожним членом аудиторської групи, стан виконання ними програми, надає їм необхідну допомогу;
вживає в межах повноважень заходів для забезпечення об’єктивності та незалежності членів аудиторської групи;
інформує начальника Управління про фактори, що негативно впливають на незалежність і об’єктивність членів аудиторської групи;
оцінює відповідність обраних членами аудиторської групи методів внутрішнього аудиту цілі, обсягу, термінам і розподілу трудових ресурсів та за потреби вживає необхідних заходів;
інформує начальника Управління про необхідність участі у внутрішньому аудиті залучених експертів та фахівців, отримання необхідної інформації від третіх осіб, отримання членами аудиторської групи необхідних консультацій, роз’яснень та іншої допомоги, включаючи технічну;
розглядає, повертає на доопрацювання або схвалює офіційну документацію про результати виконання членами аудиторської групи завдань під час внутрішнього аудиту;
Члени аудиторської групи забезпечують об’єктивність висновків в офіційній документації, а керівник аудиторської групи – загальну якість результатів роботи аудиторської групи.
5.6. При плануванні внутрішнього аудиту працівники Управління вивчають питання, пов’язані з об’єктом внутрішнього аудиту:
завдання та цілі, визначені у стратегічних і річних планах;
бюджетні програми;
адміністративні послуги;
контрольно-наглядові функції;
використання інформаційних технологій (ІТ);
середовище контролю, а саме заходи, що вживаються керівництвом об’єкта аудиту для створення і надійного функціонування системи внутрішнього контролю;
інші необхідні для виконання внутрішнього аудиту аспекти діяльності об’єкта аудиту.
5.7. Детальне вивчення об’єкта аудиту здійснюється шляхом аналізу отриманої на запит інформації щодо:
нормативно-правових актів, документів, які регламентують його діяльність;
організаційної структури та системи управління;
паспортів бюджетних програм;
системи бухгалтерського обліку, фінансової та бюджетної звітності за суттєвістю;
матеріалів попередніх контрольних заходів контролюючих органів та стану усунення виявлених порушень за їх результатами;
звернень державних органів, народних депутатів, громадян, публікацій у засобах масової інформації про порушення законодавства, що стосуються діяльності об’єкта аудиту;
інших необхідних для виконання внутрішнього аудиту систем чи напрямів діяльності, інформації, у тому числі одержаної під час консультацій з керівництвом об’єкта внутрішнього аудиту та його персоналом.
5.8. Отримана інформація є суттєвою, якщо її відсутність або перекручення може впливати на рішення керівництва, які приймаються на її підставі. Суттєвість залежить від розміру помилки, відсутності або перекручень змісту інформації та визначається працівником Управління, виходячи з власних професійних суджень.
5.9. Після вивчення об’єкта внутрішнього аудиту та питань, що з ним пов’язані, визначаються суттєвість помилки, ризики та оцінюється ступінь їх можливого впливу.
5.10. За результатами планування внутрішнього аудиту складається його програма. Програма внутрішнього аудиту визначає:
напрям внутрішнього аудиту;
цілі внутрішнього аудиту;
підставу для проведення внутрішнього аудиту;
об’єкт внутрішнього аудиту;
період, що охоплюється внутрішнім аудитом;
термін проведення внутрішнього аудиту;
початкові обмеження щодо проведення внутрішнього аудиту (часові, географічні та інші);
питання, що підлягають дослідженню з урахуванням оцінки ризиків (операції, ділянки бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю об’єкта внутрішнього аудиту тощо);
обсяг аудиторських прийомів та процедур за кожним фактором ризику;
послідовність і терміни виконання робіт;
склад аудиторської групи;
планові трудові витрати.
Програма складається у письмовому вигляді, підписується начальником Управління та затверджується Державним секретарем до початку її виконання.
5.11. Внесення змін до програми внутрішнього аудиту здійснюється в порядку її затвердження.
5.12. Внутрішні аудити проводяться на підставі наказу Мінагрополітики, який складається на паперових носіях та містить такі обов’язкові реквізити:
найменування установи;
назва виду розпорядчого документа;
дата і номер;
посада, прізвище, ім’я, по батькові керівника аудиторської групи, працівників (працівника) Управління або залученого фахівця (фахівців), що беруть участь у проведенні внутрішнього аудиту;
підстава для проведення внутрішнього аудиту (пункт плану, доручення керівництва тощо);
напрям внутрішнього аудиту;
тема внутрішнього аудиту;
найменування та місцезнаходження об’єкта, де планується проведення внутрішнього аудиту, та період діяльності, який ним охоплюється (для фінансового аудиту, аудиту відповідності);
дата початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту;
посада, прізвище, ім’я, по батькові Державного секретаря та його підпис.
Строк проведення аудиту може бути продовжений за поданням начальника Управління, що оформлюється відповідним наказом. При цьому вносяться відповідні зміни до Програми аудиту.
5.13. Залучення до проведення внутрішнього аудиту експерта іншого органу влади або підприємства, установи чи організації здійснюється за письмовим погодженням із керівником органу, підприємства, установи чи організації, де працює цей експерт.
VІ. Проведення внутрішнього аудиту
6.1. Проведення внутрішнього аудиту передбачає збір аудиторських доказів працівниками Управління із застосуванням методів, методичних прийомів і процедур, що забезпечують обґрунтованість висновків за його результатами.
6.2. Працівники Управління самостійно визначають методи, методичні прийоми та процедури, які застосовуються під час внутрішнього аудиту залежно від його об’єкта та відповідно до вимог цього Порядку.
6.3. Під аудиторським доказом розуміється зібрана та задокументована надійна та компетентна інформація, яку використовує працівник підрозділу внутрішнього аудиту з метою обґрунтування висновків за результатами внутрішнього аудиту.
6.4. Джерелами аудиторських доказів є:
дані первинних документів і звітів, у яких відображається основна інформація про операції, системи та процеси;
облікові регістри;
фінансова, бюджетна, статистична та інші види звітності;
звіти про виконання паспортів бюджетних програм;
інвентаризаційні матеріали (описи, порівняльні відомості);
розрахунки, кошториси, калькуляції, договори, контракти, накази, розпорядження;
матеріали контрольних заходів;
довідки та/або експертні висновки залучених фахівців та експертів;
дані, отримані за результатами перевірок, контрольних замірів, проведених за участю керівника або членів аудиторської групи;
інші документи та матеріали, необхідні для проведення внутрішнього аудиту.
6.5. Достовірність офіційної документації та інформації, наданої робочій групі для внутрішнього аудиту, забезпечується посадовими особами об’єкта внутрішнього аудиту, що її склали, затвердили, підписали чи засвідчили.
6.6. На вимогу керівника та членів аудиторської групи посадові особи об’єкта внутрішнього аудиту зобов’язані надавати належним чином завірені копії документів, які є джерелами аудиторських доказів.
6.7. Керівник об’єкта внутрішнього аудиту, в якому проводиться внутрішній аудит, забезпечує членів аудиторської групи та залучених до проведення внутрішнього аудиту фахівців і експертів місцем для роботи, умовами для зберігання документів, можливістю користування зв’язком, комп’ютерною, розмножувальною та іншою технікою, необхідною для виконання службових обов’язків.
6.8. Проведення внутрішнього аудиту може бути призупинене в разі необхідності отримання додаткової інформації щодо об’єкта внутрішнього аудиту від органів державної влади та інших суб’єктів господарювання, а також у разі обґрунтованого звернення керівника аудиторської групи або відповідального за діяльність об’єкта внутрішнього аудиту.
Рішення про призупинення та поновлення проведення внутрішнього аудиту приймається Державним секретарем за пропозиціями начальника Управління та оформлюється відповідним наказом.
Строк, на який призупиняється проведення внутрішнього аудиту, не включається до загального строку проведення внутрішнього аудиту.
VІІ. Документування ходу та результатів проведення внутрішнього аудиту
7.1. Документальне оформлення внутрішнього аудиту складається з двох видів документів – робочих та офіційних.
7.2. До робочих документів відносяться записи (форми, таблиці), за допомогою яких фіксуються проведені прийоми та процедури внутрішнього аудиту, довідки та/або експертні висновки залучених фахівців та експертів, отримана інформація та відповідні висновки, викладені в аудиторському звіті.
7.3. При оформленні робочих документів слід дотримуватися таких вимог:
на першій сторінці кожного робочого документа вказуються ціль, об’єкт аудиту, період та дата проведення внутрішнього аудиту;
кожному робочому документу дається назва, наприклад: «Аудит основних засобів», «Аудит порядку і проведення інвентаризації»;
для прискорення пошуку кожному робочому документу присвоюється порядковий номер (наприклад: «Додаток 1 до Аудиторського звіту») та посилання на пункт програми внутрішнього аудиту;
на кожному робочому документі проставляється прізвище та ініціали працівника аудиторської групи, залученого фахівця або експерта, який його підготував.
7.4. Робочі документи включають таку інформацію щодо об’єкта внутрішнього аудиту:
інформація про організаційну структуру;
необхідні витяги або копії документів;
галузева інформація та нормативна документація, що регулює діяльність;
документація про вивчення та оцінку систем бухгалтерського обліку;
документація про оцінку системи внутрішнього контролю;
аналіз важливих показників і тенденцій у діяльності за досліджуваний період;
документація, що відображає час проведення аудиторських процедур та отриманий результат за кожною з них;
список працівників, які виконували аудиторські процедури, та час їх роботи;
висновки, зроблені працівниками Управління, щодо різних аспектів аудиту.
7.5. Після закінчення внутрішнього аудиту робочі документи додаються до аудиторського звіту та підлягають обов’язковому збереженню у справах Управління.
7.6. Результати внутрішнього аудиту оформляються аудиторським звітом. Аудиторський звіт – офіційний документ, який складається на паперовому носії державною мовою і повинен мати наскрізну нумерацію сторінок. На першому титульному аркуші аудиторського звіту зазначається назва документа (аудиторський звіт), дата і номер, місце складання (назва міста, села чи селища). До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо удосконалення діяльності об’єкта внутрішнього аудиту залежно від характеру виявлених проблем.
7.7. Аудиторський звіт складається зі вступної, аналітичної та підсумкової частин.
7.8. У вступній частині зазначаються такі дані:
напрям внутрішнього аудиту, плановий чи позаплановий внутрішній аудит;
цілі внутрішнього аудиту;
підстава для проведення внутрішнього аудиту із зазначенням реквізитів розпорядчого документа;
посади, прізвища, імена, по батькові керівника аудиторської групи, працівників (працівника) підрозділу внутрішнього аудиту або залученого фахівця (фахівців), які беруть участь у проведенні внутрішнього аудиту;
резюме (стислий виклад основних висновків та рекомендацій);
опис об’єкта внутрішнього аудиту;
дати початку та закінчення проведення внутрішнього аудиту;
період, за який проводиться внутрішній аудит;
перелік відповідальних за діяльність.
7.9. В аналітичній частині документуються результати внутрішнього аудиту в розрізі кожного програмного питання із зазначенням використаних методів, прийомів та процедур.
7.10. Підсумкова частина включає аудиторський висновок, який містить обґрунтовані підсумки за результатами внутрішнього аудиту відповідно до його теми та цілей.
7.11. Перед складанням аудиторського висновку остаточно оцінюється аргументованість тверджень і доказів. Аудиторський висновок може бути таким: безумовно позитивним, умовно-позитивним, негативним.
7.12. Безумовно позитивний висновок складається, якщо виконано такі умови:
отримано необхідну інформацію та пояснення, і вони є достатньою базою для відображення реального стану справ;
підтверджено ефективність функціонування системи внутрішнього контролю та/або залежно від теми, цілей та об’єкта внутрішнього аудиту підтверджено:
- виконання завдань і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах;
- ефективність виконання бюджетних програм;
- достатню якість надання адміністративних послуг та належну якість виконання контрольно-наглядових функцій, інших завдань, визначених актами законодавства України;
- належний стан збереження активів та інформації;
- належний стан управління державним майном;
- правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності із врахуванням суттєвості отриманої інформації (даних).
7.13. Умовно-позитивний висновок надається у разі, коли виконані наведені вище умови, проте у зв’язку з неможливістю дослідження окремих фактів керівник / член аудиторської групи не може висловити свою думку щодо вказаних моментів. Водночас такі факти (події) мають обмежений вплив на стан справ у цілому і не впливають на діяльність об’єкта аудиту в цілому.
Складання умовно-позитивного висновку є наслідком встановлення окремих (поодиноких) фактів, які не дають достатньої впевненості для складання безумовно позитивного висновку.
7.14. Негативний висновок складається у випадках, коли під час внутрішнього аудиту встановлені суттєві порушення. При цьому висновок має чітко відображати зміст цих порушень і в ньому повинні наводитися підтвердження, якими керувався керівник / член аудиторської групи під час підготовки негативного висновку.
7.15. До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо удосконалення діяльності об’єкта аудиту залежно від характеру виявлених проблем.
Рекомендації за результатами внутрішнього аудиту повинні:
містити конструктивні пропозиції про удосконалення тих аспектів діяльності об’єкта внутрішнього аудиту, щодо яких проводився внутрішній аудит;
бути спрямованими на усунення всіх встановлених недоліків, порушень, відхилень та мати на меті удосконалення діяльності об’єкта внутрішнього аудиту;
базуватись на аудиторських висновках, бути адекватними, чітко формулюватись та мати відповідний алгоритм їх застосування.
Рекомендації підписуються керівником аудиторської групи та її членами і подаються разом із аудиторським звітом.
7.16. Аудиторський звіт складається в одному примірнику, підписується керівником аудиторської групи та її членами. Проект аудиторського звіту з рекомендаціями передається керівником аудиторської групи для ознайомлення відповідальним за діяльність об’єкта аудиту у спільно узгоджені строки. Після ознайомлення проект аудиторського звіту та рекомендації обговорюються аудиторською групою та відповідальними за діяльність об’єкта аудиту в спільно визначену ними дату.
7.17. На аркуші аудиторського звіту під підписами аудиторської групи навпроти слова «ознайомлений» відповідальним за діяльність об’єкта аудиту ставиться підпис, що засвідчує його ознайомлення із аудиторським звітом, із зазначенням дати, посади, прізвища та ініціалів.
У разі відмови відповідального за діяльність об’єкта аудиту від підпису навпроти слова «ознайомлений» про це робиться відповідний запис та складається акт відмови від підпису за формою згідно з додатком 6 до цього Порядку.
7.18. У разі, коли термін відрядження аудиторської групи за місцем розташування об’єкта аудиту закінчується раніше встановленого терміну завершення аудиту, керівником аудиторської групи складається аркуш узгодження дати підписання аудиторського звіту з рекомендаціями за формою згідно з додатком 7 до цього Порядку, який підписується керівником аудиторської групи та відповідальним за діяльність об’єкта аудиту.
У разі неприбуття відповідального за діяльність об’єкта аудиту до Мінагрополітики у визначену в аркуші узгодження дату (без попереднього обґрунтування причин відсутності) аудиторською групою складається акт відмови від підпису аудиторського звіту за формою згідно з додатком 8 до цього Порядку.
7.19. Реєстрація аудиторського звіту здійснюється в журналі обліку аудиторських звітів, який ведеться за формою, наведеною в додатку 9 до цього Порядку, та зберігається в Управлінні.
7.20. У разі якщо за результатами обговорення відповідальний за діяльність об’єкта аудиту не погоджується з висновками аудиторського звіту та рекомендаціями, протягом 15 робочих днів він надає керівнику аудиторської групи обґрунтовані коментарі за своїм підписом.
7.21. Керівник аудиторської групи або в разі його відсутності (перебування у відрядженні, на лікарняному, у відпустці тощо) особа, уповноважена керівником Управління, протягом 10 робочих днів з дня отримання розглядає такі коментарі та готує письмовий висновок щодо їх обґрунтованості за формою згідно з додатком 10 до цього Порядку.
7.22. За результатами розгляду аудиторського звіту та рекомендацій Державним секретарем приймається рішення про прийняття аудиторських рекомендацій до виконання.
Про впровадження рекомендацій відповідальні за діяльність об’єкта аудиту звітують Управлінню з наданням належним чином завірених копій документів, що підтверджують виконання рекомендацій.
7.23. Якщо в аудиторському звіті міститься істотна помилка або недолік, начальник Управління повинен довести виправлену інформацію до відома всіх осіб, які його одержали.
7.24. У разі надходження до Мінагрополітики скарги на дії працівників Управління та встановлення за результатами її розгляду факту невідповідності офіційної документації, складеної за результатами внутрішнього аудиту, дійсному стану справ та/або порушення працівником Управління законодавства, в тому числі вимог цього Порядку, що вплинуло на об’єктивність висновків, Державний секретар може призначити повторний внутрішній аудит.
7.25. Повторний внутрішній аудит проводиться працівниками Управління, які не брали участі в попередніх внутрішніх аудитах, з тих самих питань.
VІІІ. Моніторинг врахування рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту
8.1. Начальник Управління забезпечує організацію здійснення моніторингу результатів впровадження аудиторських рекомендацій, щоб впевнитися, що відповідальні за діяльність об’єкта аудиту розпочали ефективні дії, спрямовані на їх виконання, або взяли на себе ризик невиконання таких рекомендацій.
8.2. Здійснення моніторингу впровадження аудиторських рекомендацій передбачає здійснення заходів працівниками Управління щодо отримання інформації від відповідальних за діяльність об’єкта аудиту про результати реалізації аудиторських рекомендацій шляхом проведення поточного нагляду за станом впровадження рекомендацій, направлення структурним підрозділам Мінагрополітики та об’єкту внутрішнього аудиту періодичних нагадувань, запитів.
8.3. Результати моніторингу впровадження аудиторських рекомендацій узагальнюються за формою згідно з додатком 11 до цього Порядку.
8.4. У випадках невиконання аудиторських рекомендацій об’єктом аудиту посадова особа, відповідальна за здійснення моніторингу, може ініціювати проведення аудиту стану врахування рекомендацій, наданих за результатами попередніх контрольних заходів.
ІХ. Звітування про діяльність підрозділу внутрішнього аудиту
9.1. Начальник Управління раз у три роки звітує Міністру про виконання Стратегічного плану.
9.2. Начальник Управління у визначені в Стандартах терміни подає Державному секретарю письмовий звіт про результати діяльності Управління.
9.3. Звіт про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту повинен включати:
стан виконання Операційного плану діяльності з внутрішнього аудиту та/або причини його невиконання;
інформацію про позапланові внутрішні аудити;
резюме кожного завершеного планового та позапланового внутрішнього аудиту;
суттєві проблемні питання, у тому числі виявлені за результатами виконання аудиторських завдань у попередні періоди, що потребували негайного вжиття заходів, яких вжито не було;
результати впровадження рекомендацій;
обмеження, що виникали під час проведення внутрішнього аудиту;
інформацію про наявність та стан виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту.
9.4. Начальник Управління забезпечує своєчасну підготовку звітності про результати діяльності Управління для подання її Мінфіну за формою, затвердженою Мінфіном. Датою подання звітності вважається дата її реєстрації в Мінфіні.
9.5. Звіт про результати діяльності Управління затверджується Державним секретарем та щороку до 01 лютого подається Мінфіну.
9.6. Результати внутрішнього аудиту один раз на рік можуть розглядатися на засіданні колегії Мінагрополітики.
Х. Формування та зберігання справ внутрішнього аудиту
10.1. Матеріалами справи є сукупність документів, зібраних та складених у процесі планування, проведення, оформлення результатів внутрішнього аудиту та моніторингу впровадження рекомендацій.
10.2. Справи формуються відповідно до вимог, викладених у додатку 12 до цього Порядку, і складаються з розпорядчих документів на проведення внутрішнього аудиту, його програми, офіційної та робочої документації з додатками, відомостей про заходи, вжиті за результатами внутрішнього аудиту, та іншої інформації, пов’язаної з впровадженням рекомендацій.
10.3. Начальник Управління відповідає за організацію збереження, передачу до архіву та знищення справ внутрішніх аудитів. За збереження справ відповідає призначена в установленому порядку відповідальна особа.
У разі звільнення начальника Управління справи передаються за актом іншій посадовій особі або комісії, призначеній Державним секретарем Мінагрополітики.
ХІ. Надання інформації про результати внутрішнього аудиту та взаємодія підрозділу внутрішнього аудиту з органами державної влади
11.1. Інформація про результати внутрішнього аудиту надається за зверненням органів державної влади та/або правоохоронних органів із дотриманням установлених вимог законодавства та розпорядчих документів щодо розголошення інформації з обмеженим доступом та конфіденційної інформації.
У разі надходження звернень від органів державної влади та/або правоохоронних органів Управління за дорученням Керівництва Мінагрополітики надає інформацію про результати внутрішнього аудиту.
У разі відсутності запитуваної інформації про це повідомляються органи державної влади та/або правоохоронні органи.
11.2. У разі надходження звернення від Мінфіну начальник Управління забезпечує підготовку інформації про результати внутрішнього аудиту та інших відомостей, що стосуються його проведення, для подання Керівництву Мінагрополітики та направлення Мінфіну протягом 10 робочих днів з дня надходження такого звернення.
11.3. Взаємодія з міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади та правоохоронними органами здійснюється Управлінням у межах його повноважень відповідно до законодавства.
11.4. У разі виявлення під час проведення внутрішнього аудиту ознак шахрайства, корупційних діянь або нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем, порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків та/або які мають ознаки злочину, начальник Управління письмово повідомляє Керівництво Мінагрополітики про необхідність інформування правоохоронних органів про такі факти або передачі їм матеріалів внутрішнього аудиту.
11.5. За рішенням Керівництва Мінагрополітики начальник Управління забезпечує інформування та/або передачу матеріалів такого аудиту до правоохоронних органів відповідно до законодавства.
11.6. За дорученням Керівництва Мінагрополітики Управління забезпечує інформування та/або передачу копій матеріалів такого аудиту керівнику об’єкта аудиту та керівникам структурних підрозділів Міністерства.
Начальник Управління
внутрішнього аудиту О. Мерзлюк